Privacyverklaring van ICTNotaris

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website is:

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, of die automatisch worden gegenereerd door uw gebruik van onze website.

Contactformulier en kennismakingsverzoeken

• Naam en functietitel
• E-mailadres en telefoonnummer
• Naam van uw notariskantoor
• Inhoud van uw bericht of vraag

Websitebezoek (analytische gegevens)

• IP-adres (geanonimiseerd)
• Browsertype en apparaat
• Bezochte pagina's en tijdsduur
• Verwijzende website

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Beantwoorden van uw contactverzoek — rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG)
• Plannen van een kennismaking — rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
• Verbetering van onze website via Google Analytics - rechtsgrondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)
• Versturen van relevante informatie over onze diensten, indien u daarvoor toestemming heeft gegeven — rechtsgrondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactverzoeken: maximaal 2 jaar na het laatste contact
• Klantgegevens na dienstverlening: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Google Analytics gebruikers- en gebeurtenisgegevens: maximaal 14 maanden
• Uw cookievoorkeur: 180 dagen

5. Delen met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met:

• IT-dienstverleners die in onze opdracht handelen (verwerkers), zoals hostingproviders en e-mailsoftware — op basis van een verwerkersovereenkomst
• Microsoft voor gebruik van Microsoft 365 bij interne communicatie
• Google Ireland Limited voor Google Analytics, uitsluitend nadat u statistische cookies toestaat
• Bevoegde autoriteiten, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij passende waarborgen zijn getroffen conform de AVG.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

ICTNotaris gebruikt alleen noodzakelijke cookies zonder toestemming. Google Analytics laadt pas nadat u statistische cookies toestaat. Bij weigeren sturen wij geen bezoekgegevens naar Google.

Noodzakelijk

• ictn_consent_v1 - bewaart uw privacykeuze gedurende 180 dagen
• Technische cookies die nodig zijn voor beveiliging, formulieren of een door u gevraagde websitefunctie

Statistieken - alleen na toestemming

• _ga - onderscheidt bezoekers; maximale looptijd 2 jaar
• _ga_<container-id> - bewaart sessiestatus; maximale looptijd 2 jaar

Google Analytics verwerkt onder meer bezochte pagina's, apparaatgegevens, herkomst en een verkort IP-adres. Wij schakelen Google Signals en advertentiepersonalisatie uit.

U kunt toestemming weigeren zonder nadeel. Via de knop Cookievoorkeuren linksonder kunt u uw keuze altijd wijzigen of intrekken. Na intrekking verwijderen wij bereikbare Google Analytics-cookies van ictnotaris.nl en stoppen nieuwe metingen.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te laten wissen
• Beperking — u kunt de verwerking tijdelijk laten beperken
• Overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
• Bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Intrekking toestemming — u kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken

Om een verzoek in te dienen, gebruikt u het contactformulier van ICTNotaris. Wij reageren binnen 4 weken.

8. Klacht indienen

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Onze beveiligingsmaatregelen zijn in lijn met de KNB-gedragscode informatiebeveiliging en ISO 27001.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring periodiek bijwerken. De meest recente versie staat altijd op ictnotaris.nl/privacyverklaring/. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief.