Uw kantoorvraag als vertrekpunt
Daan Schattenberg
Vertaler van organisatie naar ITBrengt werkprocessen en digitale mogelijkheden samen tot keuzes die mensen echt verder helpen.
IN
ICTNotarisPowered by Mr. Blocks
Mr. Blocks · Digitale Werkplek
Digitale werkplek voor
Digitale werkplek voor
het notariaat
Uw dossiers, notarissoftware en Microsoft 365 moeten samen werken, op kantoor en op afstand. Mr. Blocks helpt uw notariskantoor met een beheerde digitale werkplek op basis van Microsoft 365 en Azure. We stemmen toegang, back-up, ondersteuning en de overstap af op uw dagelijkse praktijk.
Aandacht voor informatiebeveiliging
Beheer en support op afspraak
Toegang en back-up in beeld
Gericht op de dagelijkse praktijk van notariskantoren
Hoe het werkt
Cloud of hybride: wat past bij uw notariskantoor?
Een moderne werkplek voor het notariaat begint bij uw software, dossiers en manier van samenwerken. We onderzoeken welke onderdelen naar de cloud kunnen en welke afhankelijkheden eerst aandacht vragen.
Cloudwerkplek
Volledig in de cloud
Microsoft 365 en Azure vormen de basis voor werken op kantoor en op afstand. Of lokale servers kunnen vervallen, hangt af van uw notarissoftware, koppelingen en eisen aan opslag.
- Microsoft 365-licenties afgestemd op functies en gebruik
- Identiteits- en toegangsbeheer met Microsoft Entra ID
- Afspraken over MFA, beheerdersaccounts en uitzonderingen
- Back-upfrequentie, bewaartermijn en hersteltests vastleggen
- Opslaglocaties en leveranciersafspraken vooraf beoordelen
- Apparaatbeheer afstemmen op laptops en mobiele toestellen
Voordeel: Minder lokale infrastructuur wanneer uw applicaties dat toelaten
Let op: Stabiele internetverbinding vereist
Hybride omgeving
Combinatie van lokale server en clouddiensten. Geschikt voor kantoren met bestaande infrastructuur of specifieke notarissoftware-eisen.
- Lokale fileserver voor gevoelige notarisdossiers
- Microsoft 365 voor e-mail, Teams en samenwerken
- Afstemming tussen lokale accounts en cloudidentiteiten
- Compatibiliteit met uw notarissoftware vooraf controleren
- On-site back-up gecombineerd met cloudback-up
- Proactieve monitoring van zowel lokale als cloudcomponenten
Voordeel: Behoud van lokale onderdelen waar uw software daarom vraagt
Let op: Beheer van lokale onderdelen en cloud moet op elkaar aansluiten
Twijfelt u tussen cloud en hybride? Bespreek uw huidige werkplek. Bekijk ook onze ICT-oplossingen voor notariskantoren als uw vraag breder is dan de werkplek.
Technische specificaties
Wat bespreken we bij de inrichting van uw werkplek?
Onderstaande onderdelen vormen de basis voor het gesprek. In het voorstel leggen we vast wat uw kantoor nodig heeft, wat inbegrepen is en welke afspraken voor beheer en herstel gelden.
| Onderdeel | Wat bespreken we? | Vooraf vastleggen |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | E-mail, Teams, documenten en Office-apps | Gebruikers, licenties en opslagbehoefte |
| Toegangsbeheer | MFA, gebruikersrechten en beheerdersaccounts | Toegang bij indiensttreding, functiewijziging en vertrek |
| Beveiliging van apparaten | Beheer en beveiliging van laptops en mobiele toestellen | Geschikte apparaten, updates en verantwoordelijkheden |
| Back-up en herstel | Kopieën van afgesproken gegevens en herstelmogelijkheden | Frequentie, bewaartermijn, hersteldoel en testmomenten |
| E-mail en delen van bestanden | Inrichting van mailbeveiliging en samenwerking | Ontvangers, externe toegang en afspraken over delen |
| Beheer en ondersteuning | Monitoring, onderhoud en hulp bij storingen | Bereikbaarheid, reactietijden en escalatie in de SLA |
| Notarissoftware en koppelingen | Afstemming met bestaande applicaties en leveranciers | Versies, licenties, afhankelijkheden en acceptatietests |
| Gegevens en leveranciers | Vastleggen van opslag en verwerkingsafspraken | Wie verwerkt welke gegevens, waar en onder welke afspraken |
Meer achtergrond: informatiebeveiliging in het notariaat en beheer, monitoring en support. Technische maatregelen en kantoorafspraken moeten samen worden beoordeeld; een werkplek is op zichzelf geen bewijs van volledige compliance.
Voor wie
Een werkplek die past bij uw kantoor
De omvang van uw kantoor is één vertrekpunt. Ook applicaties, locaties, verantwoordelijkheden en ondersteuning bepalen welke inrichting passend is.
Solo notaris
U werkt zelfstandig en wilt geen tijd kwijt aan IT-beheer. Bespreek welke ondersteuning u nodig heeft voor e-mail, back-up en beveiliging.
- Duidelijke verdeling van beheer en verantwoordelijkheden
- Kosten en inbegrepen ondersteuning vooraf vastleggen
Klein kantoor (2-15 medewerkers)
De meest voorkomende situatie. Uw team werkt op verschillende locaties. Samenwerken moet veilig en soepel verlopen.
- Centraal gebruikersbeheer via Entra ID
- Veilig thuiswerken voor alle medewerkers
Groeiend kantoor (15+ medewerkers)
Uw kantoor groeit en de IT-omgeving moet meeschalen. Nieuwe medewerkers staan snel klaar. Complexere integraties met notarissoftware zijn mogelijk.
- Nieuwe gebruikers en capaciteit meenemen in het ontwerp
- Afhankelijkheden van uw notarissoftware in kaart
Notarissoftware
Hoe blijft uw notarissoftware werken na de overstap?
Uw dossierapplicaties bepalen mede hoe de werkplek wordt ingericht. We brengen versies, koppelingen en eisen van de softwareleverancier vooraf in kaart. Ondersteuning en migratie worden per toepassing beoordeeld en getest.
Quantaris
Controleer de gebruikte versie, database, hostingvoorwaarden en back-upafspraken samen met de leverancier.
NEXTlegal
Breng de gebruikte modules, authenticatie en eventuele koppelingen in kaart voordat de werkplek wordt gewijzigd.
Van Brug
Beoordeel de huidige installatie, serverafhankelijkheden en ondersteunde mogelijkheden voor hosting of migratie.
Notarisdossier
Leg vast hoe documenten worden opgeslagen, gedeeld en gearchiveerd en welke koppelingen daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Video signing tools
Controleer per gebruikte toepassing de technische vereisten en de ondersteuning door de leverancier. Veronderstel geen certificering of automatische koppeling.
Andere software?
Uw notariskantoor gebruikt andere software? Neem contact op - wij kijken samen naar de integratiemogelijkheden.
De overstap voorbereiden
Van huidige werkplek naar een geteste inrichting
- Inventariseren: noteer gebruikers, locaties, software, koppelingen, opslag en lopende contracten.
- Afspraken maken: bepaal de gewenste inrichting, kosten, verantwoordelijkheden en ondersteuning.
- Testen en plannen: test dossierapplicaties, toegang en herstel; spreek migratiemomenten en een terugvalscenario af.
- Overdragen en controleren: leg de inrichting vast, begeleid gebruikers en plan evaluatiemomenten.
Wilt u zich eerst verdiepen? Lees de gids over overstappen naar een Azure-cloudwerkplek. Voor hulp bij de verandering binnen uw team: IT-begeleiding voor notariskantoren.
Van plan naar dagelijks gebruik
Jamie Hermsen
Gids bij digitale veranderingMaakt complexe IT-vraagstukken begrijpelijk en helpt organisaties van plan naar werkbare praktijk.
Veelgestelde vragen
Vragen over de digitale werkplek voor notarissen
We bespreken toegang, beveiliging, back-up en herstel, en leggen de afgesproken maatregelen en verantwoordelijkheden vast. De beoordeling van uw informatiebeveiliging vraagt ook om kantoorbeleid, werkafspraken en controle. Een technische inrichting geeft geen algemene compliancegarantie.
Dat beoordelen we aan de hand van uw applicaties, koppelingen, internetverbinding, gegevens en manier van werken. Daarna vergelijken we een cloudwerkplek met een hybride inrichting. Softwareafhankelijkheden en acceptatietests horen bij die keuze.
De kosten hangen af van het aantal gebruikers, licenties, applicaties, migratie en gewenste ondersteuning. Laat een voorstel onderscheid maken tussen eenmalige inrichting, terugkerende kosten en eventuele meerwerkafspraken. Op deze pagina staat daarom geen standaardprijs.
Eerst brengen we de huidige omgeving en afhankelijkheden in kaart. Daarna spreken we planning, testmomenten, verantwoordelijkheden en een terugvalscenario af. De doorlooptijd en mogelijke onderbrekingen worden bepaald op basis van uw situatie.
Dat kan onderdeel zijn van de inrichting. We beoordelen geschikte apparaten, toegang en het beheer van zakelijke gegevens. Voor persoonlijke apparaten zijn afzonderlijke afspraken nodig. Maatregelen bij verlies hangen af van de gekozen inrichting en de bereikbaarheid van het apparaat.
Leg contactpersonen, bereikbaarheid, reactietijden, escalatie en herstelafspraken vast in de SLA. Bespreek ook wie een incident beoordeelt, informatie vastlegt en eventuele vervolgstappen coördineert. De precieze dienstverlening moet blijken uit de gemaakte afspraken.
Gratis kennismaking
ICT voor notarissen die klaar zijn voor
ICT voor notarissen die klaar zijn voor
een toekomstbestendige werkplek
Ontdek in een vrijblijvend gesprek van 30 minuten wat Mr. Blocks voor uw notariskantoor kan betekenen. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk gesprek over uw IT-vraagstukken.
Daan SchattenbergVertaler van organisatie naar IT
Jamie HermsenGids bij digitale verandering